Zašto moji emailovi završavaju u spam folderu?

EEmail serveri svakog dana primaju ogroman broj neželjenih poruka. Zbog toga Gmail, Outlook, Yahoo i drugi provajderi proveravaju da li poruka deluje pouzdano pre nego što je prikažu korisniku.

Oni gledaju više signala:

• da li domen ima ispravne DNS zapise za email
• da li server koji šalje poruku sme da šalje u ime tog domena
• da li je poruka tehnički ispravno potpisana
• da li sadržaj poruke liči na spam
• da li je IP adresa servera ranije zloupotrebljavana
• da li korisnici često prijavljuju poruke kao spam

Zato nije dovoljno da email adresa postoji. Važno je i kako je podešena.

Ako koristite email na svom domenu, najvažniji tehnički deo su SPF, DKIM i DMARC zapisi.

SPF govori koji serveri smeju da šalju email u ime vašeg domena. Ako neko pokuša da pošalje poruku kao vi, ali sa neodobrenog servera, primalac može da posumnja da je poruka lažna.

DKIM dodaje digitalni potpis na poruku. Time primalac može da proveri da li je poruka zaista poslata sa pravog sistema i da li je menjana usput.

DMARC povezuje SPF i DKIM i daje instrukciju šta da se radi sa porukama koje ne prođu proveru. Može da pomogne u zaštiti domena od lažnog predstavljanja.

Ovi zapisi ne garantuju da nijedna poruka nikada neće otići u spam, ali bez njih je reputacija domena mnogo slabija.

Nije sve do servera. Nekada problem pravi sam tekst emaila.

Poruke mogu češće završiti u spam folderu ako:

• imaju previše linkova
• sadrže sumnjive ili agresivne prodajne fraze
• šalju se velikom broju ljudi odjednom
• imaju ogromne priloge
• koriste skraćene linkove
• nemaju jasan potpis firme
• liče na masovne reklamne kampanje

Poslovni email treba koristiti za normalnu komunikaciju: ponude, dogovore, podršku, fakture i odgovore klijentima. Za newsletter i masovno slanje bolje je koristiti poseban servis namenjen baš za to.

Email reputacija se gradi vremenom. Ako je domen nov, ako se odjednom šalje veliki broj poruka, ili ako je server ranije korišćen za spam, drugi provajderi mogu biti oprezni.

Kod jeftinih ili loše održavanih hosting okruženja, problem često nije samo vaš nalog. Ako više korisnika deli isti server, a neko od njih šalje spam, reputacija zajedničke IP adrese može da trpi.

Zato je važno da hosting provajder vodi računa o serverima, zloupotrebama, sigurnosti i osnovnim email podešavanjima. Dobar email hosting nije samo prostor za mailbox, već i pravilno održavano okruženje.

Ako vaši emailovi završavaju u spam folderu, proverite sledeće:

• da li domen ima SPF zapis
• da li je DKIM uključen
• da li postoji DMARC zapis
• da li šaljete email preko pravog servera, a ne preko pogrešno podešene aplikacije
• da li koristite poslovnu adresu na svom domenu
• da li poruka ima previše linkova ili sumnjivih fraza
• da li šaljete masovne poruke sa običnog mailbox-a

Ako koristite WordPress kontakt formu, proverite i da li ona šalje poruke preko SMTP-a. Kontakt forme koje pokušavaju da šalju direktno sa servera često prave probleme, posebno ako domen i email nisu pravilno povezani.

Kada email završi u spam folderu, problem nije uvek očigledan. Nekada je kriv sadržaj poruke, nekada reputacija servera, a vrlo često nedostaju ili nisu dobro podešeni SPF, DKIM i DMARC zapisi.

Za ozbiljnu firmu, poslovni email mora da bude pouzdan. Nije dovoljno da adresa izgleda profesionalno, poruke moraju i da stižu do klijenata.

NIJEFILA hosting paketi uključuju poslovne email adrese na vašem domenu, uz DNS podešavanja i podršku na srpskom. Ako niste sigurni zašto email ide u spam, bolje je rešiti uzrok nego se nadati da će sledeća poruka proći.